La matriz: tiempo × frecuencia × estructura

Cada proceso candidato se puntúa en 3 ejes (0-10 cada uno):

Tiempo: ¿cuántas horas/semana consume al equipo?
Frecuencia: ¿es diario (10), semanal (5), mensual (2), esporádico (0)?
Estructura: ¿tiene reglas claras (10) o requiere mucho criterio humano (0)?

Score total = tiempo × frecuencia × estructura / 10
Cuanto mayor el score, mejor candidato para automatizar.

Ejemplo tipo: gestoría fiscal

Cuando se hace este ejercicio en una gestoría tipo, suelen salir estos 5 candidatos a automatizar:

Proceso	T	F	E	Score
Contabilizar facturas	9	10	8	72
Responder emails de clientes	5	10	5	25
Generar Modelo 303	3	2	9	5.4
Onboarding cliente nuevo	2	1	6	1.2
Calls comerciales	4	5	2	4

Ganador claro: contabilizar facturas (score 72). Es donde sueles empezar. Resultado típico: reducción significativa del tiempo manual.

Procesos típicos por sector (atajos)

Para ahorrarte tiempo, aquí los 3 mejores candidatos típicos por sector. Todos con score alto:

Gestoría: contabilizar facturas, generar IVA trimestral, responder emails de hacienda
E-commerce: atención al cliente, post-venta, gestión de devoluciones
Hostelería: respuestas pre-reserva, check-in, gestión de reseñas
Inmobiliaria: cualificación de leads, agendado de visitas, generación de descripciones
Clínica: citas, recordatorios, encuestas post-consulta
Despacho legal: revisión de contratos, extracción de cláusulas, redacción de borradores
Marketing/agencia: generación de contenido, reporting, scheduling RRSS

El test del "burnout"

Si quieres una versión rápida sin tabla: pregunta a tu equipo "¿qué tarea, si no la tuvieras que hacer mañana, te haría feliz?". Esa tarea es candidata directa. Suele estar entre las 3 con mayor ROI de automatización.

Tarea de hoy (10 min)

Lista los 5 procesos más manuales de tu empresa (los del Día 1 + 2 más)
Puntúa cada uno en T, F, E del 0-10
Calcula el score: T × F × E / 10
Guarda el ranking — mañana elegimos las herramientas para el TOP 1