Asistente de comunicaciones para secretarías ejecutivas
Devolvemos a su secretaria
las horas que el ruido le quita.
Filtramos correo, WhatsApp, línea fija y línea móvil con criterio profesional. Sólo llegan a su mesa los asuntos que requieren su juicio.
Datos en la Unión Europea · Registro de auditoría AI Act · Sin permanencia
La paradoja del rol
Una secretaria ejecutiva española gestiona, de media, trescientos ochenta mensajes al día entre correo, WhatsApp y llamadas.
La mayoría no requieren su criterio. Pero todos consumen su atención.
Tres situaciones que reconocerá
No es un problema de la secretaria.
Es un problema del volumen.
Despacho legal mediano
Una secretaria gestiona la comunicación de cinco socios y treinta y cinco abogados. El correo se desborda durante las vistas. Las llamadas al fijo y al móvil del socio director se mezclan con consultas administrativas. Cualquier asunto importante puede pasar desapercibido entre el ruido.
La secretaria revisa quince correos al día en lugar de doscientos. Sólo levanta el teléfono cuando es necesario.
Family office mid-size
Dos secretarias atienden a la familia y a sus asesores externos. Los WhatsApps de los miembros VIP se entremezclan con los del proveedor de mantenimiento. Buscar contexto en una conversación abierta hace meses lleva tiempo.
Cada conversación llega con su historial. Los contactos VIP se identifican y priorizan antes de que el mensaje aterrice en la bandeja.
Consultora estratégica boutique
El director tiene doce reuniones al día. Su secretaria coordina agendas, prepara briefings y filtra las llamadas. Cualquier interrupción no pertinente le cuesta veinte minutos de recuperación de contexto.
Cuando llega un mensaje a su mesa, está clasificado, contextualizado y con un borrador. La decisión tarda tres minutos.
Los cuatro frentes
Cuatro canales, una bandeja.
Cada canal funciona con su propia inteligencia, adaptada a su contexto. Pero su secretaria sólo gestiona una bandeja unificada.
Correo electrónico
Outlook 365 · Gmail
El sistema clasifica cada correo en una de seis categorías. Redacta un borrador para los que admiten respuesta directa. Sólo deriva a la secretaria los que requieren su criterio profesional.
WhatsApp Business
API oficial de Meta
Las conversaciones se agrupan por contacto, conservando el contexto. Los mensajes habituales (información, reservas, estados) reciben respuesta inmediata con el tono del despacho.
Línea fija
Número geográfico · Twilio + Retell AI
Un asistente de voz formal atiende las llamadas en dos timbres. Resuelve las consultas habituales, agenda visitas, toma recados estructurados. Su voz es indistinguible de una recepcionista profesional.
Línea móvil del director
Número móvil · Plivo + Retell AI
Un segundo asistente con criterio más estricto. Las llamadas de contactos VIP siempre escalan al director. Las demás se cualifican o se filtran. Las interrupciones bajan a la mitad.
La línea fija y la móvil son dos sistemas distintos con personalidades propias. La fija atiende como una recepcionista clásica. La móvil aplica criterio VIP estricto: si llama un contacto importante, siempre escala.
Puesta en marcha
De la implantación al uso diario en dos semanas.
Conexión de los cuatro canales
Días 1 a 3Conectamos Outlook 365 o Gmail mediante OAuth. Vinculamos WhatsApp Business. Provisión de los dos números de voz (fijo y móvil). Definimos el tono propio del despacho y los criterios de escalado.
Adaptación a su práctica
Días 4 a 7Cargamos las plantillas adaptadas a su sector (legal, family office, consultoría). Establecemos las reglas: contactos VIP siempre escalan, ciertas palabras clave siempre escalan, sentimientos negativos siempre escalan.
Operación en producción
Día 15 en adelanteLa secretaria entra cada mañana a una bandeja única donde los cuatro canales aparecen priorizados. Cada mensaje pendiente lleva su borrador editable. El sistema aprende de cada corrección que ella hace.
Bandeja unificada
Cuatro mensajes pendientes
Línea móvil
Pendiente
Industrias García S.A.
Llamada perdida · hace 12 minutos
Cliente VIP. Refiere el contrato firmado el martes.
Correo
Borrador listo
Bufete Martín & Co
Solicita cita para revisión de contrato
Borrador preparado. Propone jueves o viernes según su agenda.
Resuelto
Sra. Pérez
Horario sábados
Respondido automáticamente con el horario y la dirección.
Línea fija
Resuelto
+34 91 567 · · ·
Llamada · 1 min 24 s
Visita técnica reservada para el martes a las 11:00. Confirmación enviada por SMS.
Vista representativa de la bandeja real. Los cuatro canales aparecen priorizados.
Caso real
Despacho legal mediano, Madrid.
Cincuenta abogados, dos socios, una secretaria ejecutiva.
Antes
- La secretaria trabajaba nueve a diez horas diarias.
- El socio director recibía doscientos correos al día.
- Cincuenta llamadas al fijo. La secretaria atendía treinta; veinte se perdían.
- Quince llamadas al móvil interrumpían sus reuniones.
- Ciento cincuenta WhatsApps al día sin contexto entre conversaciones.
- Estaban valorando contratar una segunda secretaria.
Después · mes dos
- La secretaria trabaja siete horas diarias.
- El socio recibe ocho correos al día con borrador preparado.
- El asistente de la línea fija atiende todas las llamadas; ella gestiona diez críticas.
- El de la línea móvil filtra y el director sólo descuelga a sus contactos VIP.
- Las conversaciones de WhatsApp llegan con historial.
- Decidieron no contratar la segunda secretaria.
Perfil representativo de despacho mediano. Datos verificables bajo acuerdo de confidencialidad con un cliente nominado.
Para quién
No es para todo el mundo.
Encaja si
- —Despacho legal, family office, consultora estratégica o clínica privada
- —Entre veinte y trescientos profesionales con una o dos secretarías ejecutivas internas
- —Volumen diario significativo en email, WhatsApp y voz
- —Trabaja con Outlook 365 o Google Workspace
- —Valora la confidencialidad y prefiere proveedores europeos
No encaja si
- —Profesional autónomo sin secretaría
- —Empresa pequeña sin volumen estable de comunicaciones
- —Sistemas internos sin Office 365 ni Google Workspace
Planes
Inversión clara según el volumen.
Catorce días de prueba en todos los planes. Sin permanencia.
Esencial
Dos canales digitales. Para despachos pequeños o que arrancan.
1.500 €
Implantación
199 € / mes
- —Correo y WhatsApp
- —Hasta 2.000 mensajes mensuales
- —Clasificación y borradores automáticos
- —Registro de auditoría AI Act
Pro
Los cuatro canales activos. Para la mayoría de despachos medianos.
2.500 €
Implantación
399 € / mes
- —Correo + WhatsApp + Línea fija + Línea móvil
- —Hasta 10.000 mensajes mensuales
- —Dos asistentes de voz (formal y directo)
- —Reglas de escalado personalizadas
- —Plantillas con aprendizaje continuo
Suite
Volumen ilimitado. Para empresas con varios directivos y secretarías.
4.500 €
Implantación
799 € / mes
- —Canales ilimitados
- —Hasta 50.000 mensajes mensuales
- —Multi-director y multi-secretaría
- —Integraciones a medida
- —Account manager dedicado
Enterprise
Volúmenes altos, white-label, SLA contractual.
A medida
Implantación
- —DPA y auditoría externa anual
- —Soporte 24 / 7
- —Integraciones a medida
- —Despliegue dedicado
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos.
¿Qué hace exactamente Recepción IA?+
Filtra los cuatro canales por los que entran las comunicaciones de su despacho: email, WhatsApp Business, línea fija y línea móvil. Clasifica cada mensaje, redacta un borrador de respuesta cuando procede y deriva a la secretaria sólo los asuntos que requieren su criterio. Ella sigue siendo quien decide; el sistema únicamente la libera de la parte mecánica.
¿Sustituye a la secretaria?+
No. La diseñamos para apoyarla, no para reemplazarla. Sigue siendo quien toma decisiones de criterio, atiende a clientes VIP y gestiona la agenda. Recepción IA libera tiempo: la parte repetitiva la gestiona el sistema; lo demás llega a su mesa con contexto y un borrador para revisar.
¿Cuántas horas recupera al día?+
Tras un afinado de cuatro a seis semanas, lo habitual es una reducción de cuatro a cinco horas diarias de tareas repetitivas. La secretaria pasa de atender la totalidad del volumen a revisar entre el diez y el veinte por ciento que realmente requiere su juicio.
¿El cliente nota que es IA?+
No. Las respuestas se redactan con el tono propio del despacho (se configura al inicio) y se firman con su nombre. En email y WhatsApp parecen redactadas por la propia secretaria. En llamadas se usan voces naturales españolas. La experiencia del cliente es de respuesta inmediata y profesional.
¿Se integra con Outlook, Gmail, WhatsApp y nuestra centralita?+
Sí. Outlook 365 y Gmail mediante OAuth. WhatsApp a través de la API oficial de Meta. Línea fija con número geográfico español (Twilio + Retell AI). Línea móvil con número móvil español (Plivo + Retell AI).
¿Es seguro? La correspondencia es confidencial+
Datos en servidores europeos (Frankfurt) bajo RGPD. Tokens OAuth cifrados con AES-256-GCM. Aislamiento estricto multi-tenant. Ningún dato se utiliza para entrenar modelos. Registro completo de las decisiones automatizadas conforme al artículo 12 del Reglamento Europeo de IA. DPA disponible. Cumple con las obligaciones de secreto profesional.
¿Cuánto tarda la puesta en marcha?+
Entre una y dos semanas. Los tres primeros días se conectan los canales. Los siguientes cuatro se cargan las plantillas. La segunda semana se afina con el feedback de la secretaria. A partir del día quince trabaja en producción.
Conversemos
Cuéntenos su caso.
Recibirá en menos de veinticuatro horas una propuesta personalizada con:
- —Estimación de tiempo recuperado para su secretaria
- —Plan recomendado para su volumen
- —Propuesta concreta de implantación
- —Conversación de treinta minutos sin compromiso
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