La fórmula básica del ROI

ROI anual = (Ahorro anual − Coste anual) / Coste anual × 100

Simple. Pero los problemas vienen al medir cada lado:

Ahorro: las 3 dimensiones

1. Tiempo recuperado

La métrica más fiable. Toma la persona que hacía el trabajo manual, cronometra antes y después.

Ahorro tiempo €/año = (h_antes − h_después) × 52 × coste_hora_empleado

Ejemplo Base2: contabilización pasó de 4h/día a 50min/día. Ahorro ~16h/semana × 52 semanas × 25€/h = 20.800€/año.

2. Errores evitados

Más difícil de medir pero a veces más grande. Para gestorías, cada factura mal contabilizada puede generar requerimientos de la AEAT (200-2.000€ cada uno). Para hostelería, cada cliente perdido por no responder en horario es ~50-200€ de revenue.

3. Ingresos nuevos

Si tu automatización abre nuevos casos (atender clientes 24/7, cualificar más leads), súmalo. Pero con prudencia: solo cuenta cuando lleves 3+ meses con datos reales.

Coste: lo que SÍ debe entrar

Implementación inicial: horas tuyas o de tu proveedor (500-3.000€ para piloto)
Suscripciones mensuales: Make/n8n (10-80€/mes), Claude API (30-300€/mes según volumen)
Mantenimiento: 1-2h/mes para revisar, ajustar prompts (~50€/mes)
Coste de oportunidad: 2 semanas que tu equipo dedicó al piloto

Trampas habituales en cálculos de ROI IA

Trampa 1: el doble cómputo

"Ahorro 20h/semana" y al mismo tiempo "facturamos 3 clientes nuevos" con la misma persona. Solo una es real. Si liberaste tiempo de la persona, lo usaste para nuevos clientes. No sumes ambos.

Trampa 2: ahorro irreal de tiempo

Si tu empleada antes dedicaba 4h/día a facturas y ahora 1h/día, eso NO es 3h/día de coste ahorrado salvo que la dediques a algo que GENERE valor. Si las 3h las usa para café, no hay ahorro real.

Trampa 3: no contar el coste de errores

Tu IA falla a veces. Hay que revisar. Si tienes 100 facturas/mes y 5% son erradas, son 5 revisiones manuales/mes (~30min). Cuéntalo en el coste real.

Trampa 4: extrapolar antes de tiempo

2 semanas de piloto NO bastan para hacer un ROI anual fiable. Espera al menos 1 mes con datos reales antes de presentar números firmes. Mejor 3 meses.

Cómo presentarlo a tu CEO (o a tu socio)

Olvídate de jerga técnica. 3 datos importan:

Coste total año 1: "Cuesta X € (implementación + suscripciones)"
Ahorro año 1: "Ahorra Y € en tiempo de equipo"
Tiempo de payback: "Se paga en Z meses" (idealmente <6)

Si el payback es >12 meses, replantéate el piloto (probablemente elegiste mal el proceso).

Ejemplo orientativo de cálculo

Para una gestoría tipo con ~200 clientes que automatiza la contabilización de facturas:

Coste total año 1: ~7.000€ (implementación + suscripciones + Claude API)
Ahorro tiempo estimado: ~20.000€/año
Errores evitados estimados: ~3.000€/año
ROI año 1: (23.000 − 7.000) / 7.000 ≈ 230%
Payback: ~3,5 meses

Tarea de hoy (15 min)

Calcula h_antes / h_después de tu piloto
Multiplica por 52 semanas × coste hora
Resta los costes (suscripciones + API + implementación)
Si payback es <6 meses → escalas (Día 6 lo cubre)
Si payback es >12 meses → vuelve al Día 2 y elige otro proceso